Hace algunos días tuvimos la oportunidad de dialogar con algunos estudiantes del Tec de Monterrey, quienes organizan congresos y simposiums relacionados a sus carreras.
Una de las preguntas recurrentes, no sólo aquí, sino en otros lugares en donde hemos compartido nuestras experiencias, es: ¿Con cuánto tiempo debo comenzar a organizar mi evento?
Obviamente no existe un número mágico ni fórmula para definirlo, sin embargo, en base a nuestra experiencia, la forma en como hemos visto que utilizan nuestro software y los resultados que hemos visto, les dimos algunos motivos para comenzar desde HOY con la organización, y algunas recomendaciones a tomar en cuenta.
Consideraciones iniciales…
Antes de comenzar con la planeación del evento, necesitas definir algunos puntos que te ayudarán a enfocar el resto de tus acciones. Mientras más pronto las definas podrás avanzar más fácilmente con el resto de la organización.
- Objetivo: ¿Cuál es el objetivo de tu evento, o cuál es el objetivo que quieren tus clientes?, el resto de las decisiones que tomes deberán estar basadas en esto. Es importante que todos en tu equipo lo conozcan.
- Tema: Es importante definirlo con tiempo, sobre todo investigar o realizar encuestas para conocer los intereses de tu audiencia o mercado meta.
- Tipo: También es importante definir si será gratuito o tendrá algún costo. Si tienes pensado cobrar nuestra herramienta de presupuesto te puede ayudar a definirlo, o bien, te puede ayudar a ajustarte al costo del mercado.
- Equipo de trabajo: Está ligado a los anteriores, es el momento de definir cuántas personas necesitas para que te ayuden en la organización, definir comités, y encontrar a los mejores candidatos. También considera si el servicio el día del evento será proporcionado por externos o por tu mismo equipo.
- Fecha: Esta es una de las decisiones más importantes, también tienes que hacerla con tiempo, ya que debes considerar que no se empalme con otros eventos o días festivos que restrinjan el interés por parte de tu audiencia. Considera también eventos similares o competencia, y trata de que el tuyo sea algunos días antes. Recuerda planear dos o tres fechas alternativas, en especial cuando por casos de fuerza mayor se tenga que posponer.
- Ubicación: Es otra de las decisiones importantes que hay que tomar lo antes posible, en especial si no queremos que alguien más nos gane el lugar. Revisa el cupo y que coincida con la asistencia que esperas al evento. Considera también que sea de fácil acceso a pie o en vehículos, que esté cerca de los hoteles en donde se vayan a quedar tus asistentes (si es el caso), que tenga amplio estacionamiento, facilidades para subir y bajar pasajeros, rampas, que cubra cualquier necesidad para montar el escenario, de iluminación, etc. De preferencia considera recintos que no tengan problemas ante clima adverso. Consulta si cuentan con personal de seguridad o de emergencias médicas, en algunos lugares es requisito de ley contar con ellos. Pregunta qué otros eventos tienen días anteriores y asegúrate que vaya a estar en buenas condiciones para el día de tu evento. Siempre es buena idea tener un lugar de respaldo y considerar lo que implique en logística, transportación y costos. ¡Puede salvar tu evento ante condiciones que no podemos controlar!
- Cosas por hacer: Es probablemente el primer paso para formalizar la planeación de tu evento. Trata de considerar hasta el aspecto más sencillo que recuerdes, ya que las cosas rápidas o simples son las que a veces olvidamos y pueden tener un fuerte impacto en tu evento. Llenarlo a conciencia te ayudará a identificar si los tiempos y la fecha para el evento son los adecuados. A través de Ticketopolis puedes crear esta lista, e inclusive puedes ir creando una lista para cada comité, delegando actividades y responsabilidades, etc.
- Página web: Aprovecha esta herramienta que te ofrecemos desde el primer día para que generes el sitio completo de tu evento. A diferencia de otros sistemas en donde nada más tienes disponible un resumen o una taquilla, con nosotros puedes incluir todos los detalles de tu evento. Considera publicar la información que regularmente te preguntan, de esta forma ahorrarás tiempo en estar dando explicaciones, tiempo que podrás aprovechar para otras cosas. Para el URL que te proporcionamos, de preferencia utiliza el mismo nombre que en tus redes sociales. Trata de no incluir año, edición o localidad, pensando en que puedas re-utilizar el mismo nombre en próximas ediciones, facilitando la reputación que vas creando en los buscadores como google, yahoo, etc. Comienza lo antes posible, ya que estos buscadores regularmente toman tiempo en incluir tu sitio e irlo posicionando.
- Taquilla: Además de la página web, la taquilla es el siguiente punto que debes poner a disposición de tu audiencia. Es la mejor forma de obtener recursos temprano. También creas el sentido de urgencia, de asegurar tu lugar y obtener un ahorro económico. Esta taquilla la tienes disponible en tres lugares al utilizar Ticketopolis:
- En la página web para la venta en línea: ya sea en la generada por Ticketopolis, o si ya cuentas con una página web, la puedes incluir fácilmente con tan sólo copiar y pegar unas líneas de código que nosotros te proporcionamos.
- Dentro del sistema administrativo (para la venta por teléfono o en stands).
- Como una pestaña en la página de tu evento en Facebook.
- Boletos: Comenzar con la venta temprano te ayuda a crear expectativa y difundir exponencialmente tu evento. Permites que tu audiencia se prepare (fecha, costo, viaje, etc.) para asistir a tu evento. Hemos visto muchas formas de incentivar la compra de entradas tempranas. Aquí algunas ideas:
- Beneficio económico: La forma más clara de mostrar un beneficio es a través de un descuento o precio especial.
- Acceso previo: Permite que los asistentes ingresen antes que el resto para que seleccionen el lugar de su preferencia.
- Localidades preferentes: Genera una zona VIP que tenga ventajas sobre el resto de los lugares (cerca del escenario, enchufes, mesas, servicio de comida, etc.).
- Acceso privilegiado: La oportunidad de entrar a áreas privadas de acceso para organizadores como camerinos, sala de prensa, y que puedan interactuar sin afectar la seguridad u operación del evento.
- Convivio: Organiza una reunión, comida, cena o ambigú previo o posterior al evento, en donde puedan interactuar con las personalidades que se hayan presentado que puedan aprovechar para hacer preguntas, presentar proyectos, etc.
- Souvenirs: Regala playeras, gorras, termos, o algún elemento alusivo al evento, que de pasada te ayuden a promocionar el evento.
- Eventos adicionales: Incluye la entrada o acceso a actividades adicionales (torneos de golf, cenas, etc.) que sean de interés de tu audiencia.
- Invitados VIP: Envía lo antes posible información sobre tu evento a personalidades que quieras que asistan, regularmente son personas ocupadas que tienen llena su agenda con mucha anticipación; sin embargo, si logras contactarlos antes, es posible que muevan otros compromisos para darle prioridad al tuyo. Menciona que enviarás una invitación formal o boleto algunas semanas antes del evento. Pide su confirmación, y asegúrate que el equipo de trabajo sepa de quiénes se tratan y les den la atención que se merecen.
- Redes sociales: Similar a la página web, es importante que vayas construyendo tu audiencia con tiempo, considerando que a veces es tardado que te descubran o llegar al punto en donde se vuelve viral tu página. Algunas recomendaciones que hemos visto funcionar muy bien son:
- Video promocional del evento.
- Video remembranza de la edición anterior.
- Galería de fotos sobre el ambiente durante el evento.
- Clips cortos con ambiente de la edición anterior.
- Muestras cortas sobre el próximo evento, con ponentes, personalidades, etc.
- Inforgrafías, o posts aclarando dudas o preguntas frecuentes.
- Sin embargo hay un post que no debe fallar, y deberás publicarlo tan seguido como puedas. Y este es la liga hacia la taquilla de tu evento. En mercadotecnia hay un término llamado “Call to action”, que en resumidas cuentas significa que tienes que guiar a tu audiencia sobre el siguiente paso a seguir. Algo tan obvio como el registro puede dejarse para el último día, o incluso para el día del evento; sin embargo, lo ideal es que llenes el cupo semanas antes de que inicie tu evento. Logística y administrativamente es mucho mejor que tengas asegurados los asistentes previo al evento. ¡Sí se puede! Hemos visto eventos que iniciaron registrando a los asistentes el día del evento, y a las dos ediciones después, cerraban el registro con el cupo lleno 2 semanas antes.
- Patrocinios: Este punto en particular es otro que debes comenzar lo antes posible, en especial ya que solicitarlos una vez que las empresas cerraron sus presupuestos es mucho más complicado. La recomendación es tratar de lograr la mayor parte de acuerdos en los meses de Noviembre y Diciembre, cuando la mayor parte de las empresas elaboran su próximo presupuesto anual. Cuando se contacta empresas más pequeñas suele haber más flexibilidad.
- Conferencistas: Así como los invitados VIP, suelen ser personas con compromisos programados con mucho tiempo, por lo que mientras más pronto los puedas contactar mucho mejor. Recuerda que mientras más apasionados sean por su tema suelen ser mejores conferencias. Explícales el objetivo del evento, para que puedan ajustar su plática con tiempo.
Esperamos estos puntos te ayuden a dar los primeros pasos en la organización de tu evento, recordándote que en todo momento puedes utilizar Ticketopolis como facilitador del proceso: desde la concepción de la idea hasta las actividades post-evento, e incluso sacando provecho de lo aprendido para futuras ediciones y para mantener contacto con tu audiencia.
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